موت الاجتماعات
قرأت عام 1990 كتابا نشر في بريطانيا بعنوان نظف مكتبك فبادرت إلى تصميم برنامج تدريبي بعنوان تقليص الأعمال الورقيه في المكاتب وقدمته أكثر من ثلاثمائة مرة على مدار خمس سنوات فكانت هذه المبادرة بداية لشيوع مفهوم مكتب بلا ورق في العالم العربي
ولم يدر في خلدي أبداً أنني سأكتب يوماِ ما عن إمكانية التخلص من جداول الأعمال وهي ظاهرة أرى فيها بداية شبه مؤكدة لموت الاجتماعات في المكاتب
مع تطبيقات سكايبي وغيرها من برامج نقل الصوت والصورة في مختلف الاتجاهات مع تطبيقات سكايبي وغيرها من برامج نقل الصوت والصورة في مختلف الاتجاهات وفي نفس الوقت لم يعد السفر ضروري حيث أصبح المدير والموظفين يتقابلون في الفضاء الإلكتروني طوال الوقت لعقد اجتماعات لحظية دون أن يتحرك أحد من مكانه وهذا مالاتوفره الاجتماعات التقليدية خلف الأبواب المغلقة
يعرف المديرون أن معظم الاجتماعات غير ملحة وغير ضرورية في الاجتماعات الاسبوعية نرى نفس الأشخاص ونراجع نفس جداول الأعمال ومع سكايبي وماسنجر وغيرها نستطيع عقد اجتماعات عرضية ونلتقى على الإنترنت بموعد أو بدون موعد مسبق ونتجاذب أطراف الحديث ونتبادل الابتسامات بل ونصرخ بالصوت العالي اذا أردنا دون حشر الموظفين في غرف مغلقة وتعطيل الأعمال وهدر الأموال
الاجتماعات ظاهرة مرضية تنتقل بالعدوى من مدير إلى آخر ومن المدير إلى الموظفين كذلك وعندما يطلق المدير صفارته منادياً لأي اجتماع يهرع الجميع من له مصلحة وشأن ومن يريد أن يحضر لمجرد الحضور أو حتى لا يقال أنه منبت عن الفريق أو يصنف في قائمة المعارضين
نطالب الشركات والمؤسسات دائما بأن تكون أكثر مرونه تجاه العمليات والعملاء والأعمال وننسى أن المكرونه الفعليه المطلوبة يجب أن تكون تجاه وقت العاملين لكي تكون مرناً فعلاً لا تعقد ولا تحضر اي اجتماع مالم يكن ضروري وحتمياً وغادر أي اجتماع فورا عندما تلاحظ أنه خرج عن جدول الأعمال وأن مايطرح فيه لايهمك ولا يضيف قيمة لانتاجيتك
قبل أن يتم تدبيسك بأي اجتماع وليبقى جدول أعمالك مرناً ومفتوحاً ومركزاً اسأل نفسك
هل سيعزز الاجتماع انتاجيتي؟ هل من الضروري ان أشارك شخصياً؟ هل سيستغرق ساعه أو 30 دقيقة كما هو مبرمج في كل منظمات بكسر الظاء الوقت ومفكرات الأعمال الإلكترونية التي تقسم يوم العمل إلى ساعات وأنصاف ساعات
إذا أجبت عن أي من الأسئلة السابقة ب لا فمن الأفضل أن تلغي اجتماعات لتعكف على إنجاز أولوياتك للتي تستحق الإنجاز وهذا يعني أن توجد دائماً حيث يكون لوجودك معنى وحيث تضيف قيمة عظيمة
منقول
المعلن
